Derzeit zieht die elektronische Akte (kurz: E-Akte) in die Verwaltungen ein. Als Workflow-System ist sie in der Privatwirtschaft, in Versicherungen oder auch in der Arbeitsagentur schon länger im Einsatz, gerade wird ihre Einführung in vielen Kommunen und Landesbetrieben vorbereitet. Neben den Vorteilen bietet sie auch Risiken für die Beschäftigten. Deshalb sollte die Interessenvertretung bei dieser Frage wachsam sein.
Denn der Arbeitsprozess wird sich entscheidend verändern: Papier und Medienbrüche entfallen, alle internen Arbeits-, Prüf- und Entscheidungsvorgänge, aber auch Archivierung, Anbindung externer Kooperationspartner und Kundenversand werden mit einem elektronischen Dokument vollzogen. Die E-Akte enthält Regeln zur Arbeitsverteilung und ermöglicht die Optimierung von Arbeitsabläufen. Nicht zuletzt steigt das Überwachungspotenzial: Bearbeitungsstatus, Durchlauf- und Liegezeiten sowie Arbeitsgeschwindigkeiten können angezeigt und ausgewertet werden. Ein Veränderungsprozess, in den sich die Interessenvertretung kompetent und zielgerichtet einbringen muss.
Bereits in der Ausschreibungs- und in der Systemanpassungsphase können Stellgrößen beeinflusst werden:
- Werden die Beschäftigten beteiligt bei der Optimierung der Geschäftsprozesse?
- Gibt es mehr Autonomie in der Aufgabenerledigung?
- Entscheidet das Team oder der Vorgesetzte über die Arbeitsverteilung, steuert die Maschine den Takt?
- Wird das Tätigkeitsspektrum differenzierter oder monotoner?
- Liefert die Einführung den Ansatz für eine breite Qualifizierung?
- Wird die Transparenz für die KollegInnen verbessert oder nehmen Kontrolle und Überwachung zu?
- Wird Heimarbeit möglich sein?
- Und: Welche Vorstellungen haben die Beschäftigten von ihren Arbeitsinstrumenten und von Guter Arbeit?
Die TBS bereitet für den Herbst einen „Runden Tisch“ zur E-Akte vor, um den Interessenvertretungen Orientierung zu geben. Weitere Infos zum Ablauf, Terminen und Teilnahmemöglichkeiten beim Autor.
