TBS-Berater Max Thomsen über die Möglichkeiten der Mitbestimmung bei der Einführung der Robotic Process Automation (RPA)
In immer mehr Verwaltungen von Unternehmen und Behörden hält die sogenannte Robotic Process Automation (RPA) Einzug. Es handelt sich hierbei um eine Technologie, die viele von Menschen erbrachte Tätigkeiten zunächst erlernt und dann ersetzt – vor allem manuelle Arbeitsschritte und Prozesse bei computergestützten Datenverarbeitungen (Tasks) sowie routinemäßige Eingaben von Anwendern. RPA schließen die Lücken in bereits bestehenden IT-gestützten Geschäftsprozessen - etwa in der Auftragsabwicklung, Buchführung, Kalkulation oder Dokumentenverwaltung. Zudem ist häufig ein großer Teil der kundenbezogenen Fallbearbeitungen stark standardisiert und kann damit durch RPA automatisiert werden.
Arbeitgeber versprechen sich durch RPA erhebliche Effizienzgewinne, insbesondere in Hinblick auf eine mittel- und langfristige Einsparung von Personalkosten. Die Interessenvertretung will hingegen im Rahmen ihrer Mitbestimmungsrechte einen Rationalisierungsschutz für die Beschäftigten zu sichern. Zudem kann sie die Potenziale von RPA nutzen, um Beschäftigte von ungeliebten, monotonen Klickroutinen am Computer zu entlasten.
RPA und Mitbestimmung: Ein Praxisbeispiel
Ein Arbeitgeber hatte Lizenzen für ein RPA-Produkt gekauft. Bei der Einführung setzte der Arbeitgeber auf eine beteiligungsorientierte Strategie. Die Beschäftigten erhielten die Möglichkeit, auf diese Lizenzen zuzugreifen, um sie auszuprobieren und die Prozesse in ihrem Geschäftsbereich zu automatisieren. Das Potenzial von RPA sollte daher von den Beschäftigten selbst für ihre eigenen Arbeitsprozesse evaluiert und umgesetzt werden. Eine begleitende Kommunikation sollte auch der Sorge der Beschäftigten entgegenwirken, dass der Einsatz von RPA den eigenen Arbeitsplatz ersatzlos wegrationalisiert.
Um die Gestaltungspotenziale von RPA in einem fairen Interessenausgleich zu regeln, sollte mit dem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung verhandelt werden. Hierbei konnte er wichtige Ziele im Sinne der Beschäftigten erreichen:
- Im Rahmen der Betriebsvereinbarung wurde festgelegt, dass der Betriebsrat rechtzeitig und umfassend über die Auswirkungen einzelner RPA-Instanzen informiert wird. So ist vor Inbetriebnahme einer RPA-Instanz die Zustimmung des Betriebsrats einzuholen. Die Erstinformation des Betriebsrats erfolgt dabei über ein standardisiertes Formblatt, das unter anderem Angaben über die FTE-Relevanz der betreffenden RPA-Instanz enthält.
- Außerdem wurde ein Kündigungsschutz für die Beschäftigten befristet für die nächsten drei Jahre festgeschrieben. Im Falle der Kündigung würde die Betriebsvereinbarung Nachwirkung entfalten. Der Betriebsrat hielt während der Verhandlung in einer Protokollnotiz offiziell fest, dass seitens des Gremiums eine Nicht-Verlängerung des Kündigungsschutzes oder das Kündigen der Betriebsvereinbarung als eine sofortige Beendigung der gemeinsamen beteiligungsorientierten Strategie bezüglich des RPA-Einsatzes verstanden wird.
- Außerdem wollte der Betriebsrat neben den technischen Prozessen auch die fachlichen Prozesse mitbestimmen, falls diese durch den Einsatz von RPA berührt werden. Dies war zum Beispiel der Fall, als durch den Einsatz einer RPA-Instanz eine Verteilung von Fallbearbeitungen an Beschäftigte gemäß der persönlichen Qualifikation und Präferenz erfolgen sollte. Hier war vor Inbetriebnahme der RPA-Instanz zunächst ein Verfahren zur Evaluation der Qualifikationen und Präferenzen der Beschäftigten abzustimmen. Zudem wurde unabhängig von der Betriebsvereinbarung eine paritätisch besetzte Bildungskommission zwischen den Parteien vereinbart, um übergreifend Veränderungen von Arbeitsaufgaben und Qualifizierungsbedarfe der Beschäftigten zu diskutieren.
