Mitbestimmung durch Prozessvereinbarung
Die E-Akte verspricht viele Vorteile. Sie kommt dem Wunsch der Bürgerinnen und Bürger nach einer effizienten und transparenten Verwaltung entgegen. Und sie verhilft den Beschäftigten der öffentlichen Verwaltung zu einer Vorgangsbearbeitung ohne aufwändiges Wälzen unhandlicher Aktenordner. Doch die E-Akte birgt auch die Gefahr der Entgrenzung und Mehrarbeit. Dieser Gefahr sollten die Personalräte mit einer Prozessvereinbarung begegnen.
Die E-Akte bietet den Beschäftigten eine Flexibilität, die diese nutzen möchten. Sie fordern mehr Entscheidungsfreiheiten sowohl bei der Erledigung ihrer Aufgaben als auch bei der Planung ihrer eigenen Arbeitszeiten. Die Personalräte befinden sich hierbei in einer Zwickmühle. Einerseits wollen sie dem Wunsch nach mehr Selbstbestimmung und einer besseren Vereinbarung von Arbeits- und Privatleben entsprechen.
Andererseits wissen sie um die hohen Risiken der Entgrenzung und verdeckten Mehrarbeit, die durch flexibilisierte Arbeit entstehen. Flexibilisierte Beschäftigte arbeiten in der Regel länger und haben doch das Gefühl, nicht genug getan zu haben. Häufig dominieren die Arbeitsanforderungen die eigenen Zeitinteressen, im schlimmsten Fall erleben die Betroffenen ihre Situation als eine permanente Rufbereitschaft. Für die Gesundheit drohen dann schwerwiegende Folgen.
Wir von der TBS NRW unterstützen die Personalräte dabei, einen Schutz- und Regelungsrahmen zu schaffen, in dem die Beschäftigten mit modernen Arbeitsmitteln flexibel und dennoch gut und gesund arbeiten können. Ein wirksames Instrument ist hier eine Prozessvereinbarung zur Umsetzung der prozessualen Mitbestimmung in Digitalisierungsprojekten. Teil einer Prozessvereinbarung können neben der Beschreibung von Verfahren auch fachliche Grundsätze sein, etwa zu den Gestaltungsfeldern Datenschutz, Telearbeit, Gesundheit, Qualifizierung und Führungsverhalten.
